ライフスタイル 仕事を楽しむコツ

モレなくムダのないスケジュール・タスク管理に必要なたった3つのポイント

2016年2月29日

タスク管理あなたはどうしてますか?

task

アナログ派?デジタル派?

スマートフォンやタブレットのアプリも使いやすくなりましたね。
パソコンではGoogleカレンダーで、スマートフォンやタブレットではカレンダーアプリで同期させて使っています。
これはこれでいつでもスケジュールを確認できるのでとっても便利です。

ただ僕は、タスク管理についてはデジタルだけではちょっと不安なんです。
なんていうんですかね、スマートにまとまり過ぎてしまっていて、それぞれのタスクの質感とでもいうんでしょうか、そういったものを感じるのが難しい。

その点、メモ帳に手書きで書いてぐるっと赤ペンで印を付けられたものの方がより先にやらなければいけない気分になります。
大事なことは手で書いた物のほうが記憶に残りやすいです。

アナログとデジタルをうまく組み合わせる。
どちらが特別優れているということはありません。

どのように組み合わせるかで自分に合ったタスク管理の方法がみつかるかもしれませんよ。

photo1907 Disarray by stillframe

スポンサーリンク

1.すべて見えるところに並べる

僕はその日に処理してしまわなければいけないことは、全て視界に入るように並べています。

資料や殴り書きのメモがいくつも並べてあって、その横には手帳が開いてあって・・・という感じです。
パソコンはデュアルディスプレイにしていますが、サブの方にはGoogleカレンダーも表示しておきます。

いやいや、それなら全部Googleカレンダーで管理すればいいんじゃないの?って言われそうですね。

すべてパソコンで管理するのもいいのですが、この方が僕はスケジュールが頭に入りやすいんです。

メモも資料もすべてスキャンしてパソコンで一元管理することも可能です。

でもそれは記録しておくには良いですが、全体を俯瞰して見るという点ではまだまだ使い勝手は良くありません。

たとえば新聞や本なんかそうですよね。
たしかにネット新聞もありますし、必要な情報にすぐにアクセスできますが、ディスプレイの物理的な制約があります。
やはり紙媒体の新聞でパッと入ってくる情報量にはかないません。

それに体系的に学ぼうと思ったらやっぱり本の方が頭に入りやすいんです。

2.タスクを分類する

問題は優先順位です。
慣れているタスクであれば、だいたいこれくらいで終わらせられる、という時間はわかりますよね。
なので、時間が予測できるものはあえて後回しにします。

そして、あまり慣れていないタスク、あるいははじめてのタスクから取り掛かります。

・慣れているタスクをA
・あまり慣れていないタスクをB
・まったくはじめてのタスクをC

として考えてみましょう。

3.締切時間を設定する

たとえばすべてのタスクを完了させ時間を午後6時まで、ということにします。

タスクAは普段なら1時間で終わらせることができていたとします。
それなら遅くても午後5時前にタスクBとCが終わっていれば間に合う計算になります。

このように終わりが決まっていれば、逆算した時にタスクAは残りどれくらいあれば終わらせられるか決めることができます。

タスクBとCはその点、前後する恐れがあるので、早めに取り掛かる必要があるということです。

タスクCを早めに取り掛かることである程度の予測がついてきます。

タスクBがおよそ3時間はかかると見ていたとき、できればタスクCは午前中にめどがついていれば後半ゆとりを持って作業を進めることができるでしょう。

もちろんタスクAを先に終わらせてしまうという方法もあります。

ですがこれはメンタルのプレッシャーが大きいので僕はなるべく避けるようにしています。
タスクAをあえて後回しにする理由はそういうことです。

タスクAをすすめているあいだに頭の中ではタスクCのことが気になって作業効率が落ちてしまう可能性もあります。

こういう流れなので、僕の机の上は傍から見るとかなり乱雑にみえます。
いろんなものが出しっぱなしですから^^;

でも僕の中ではすべて使うものだし、その配置で優先順位も把握できている。
そしてひとつひとつのタスクを完了させていくと、どんどん机のから書類やメモがなくなっていくわけです。

最終的に机の上に何もない状態になればそれはタスクがすべて完了したことになります。

これは「あれだけのタスクを片付けることができた」という達成感を得るのにもかなり有効です

まとめ

僕は常に全体を見渡せていないと仕事ができないタイプの人間なので、こういうスタイルになっていきました。

もちろん仕事のやり方、タスクの管理方法はたくさんあると思います。

大切なことは自分の性格やライフスタイルにできるだけ合ったものにすることです。

それがその人にとって最も効率的な方法ですから。
「あ、そういう方法もあるんだ」という感じで受け取ってもらえたらうれしいです。

ぜひあなたも自分だけのスタイルを作り上げてみてください。
[amazonjs asin="4887596111" locale="JP" title="最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術"]

ゲーム

2023/1/27

PlayStationPlus「エクストラプラン」にアップグレードした理由

ゲームの時間が待ち遠しい 「Ghost of Tsushima(ゴースト・オブ・ツシマ)」が始まりだった 昨年PS5を購入してからというもの、2022年の6月からスタートしたPlayStation Plusの新プラン「エクストラ」にも入り、すっかりゲームをする時間も長くなりました。 スポンサーリンク 「ゴースト・オブ・ツシマ」というソフトがありまして、発売初日に購入してあまりの面白さに一気にクリアしてしまい、有料のDLCもやりたいなと思っていました。しばらくして違うゲームにハマっていたんですが、そのDLC ...

ReadMore

上手に話すコツ

2023/1/30

相手の心を開く話し方・聞き方!!プロの極意とは

伝わらなければ意味がない 話す、聞くということはあまりにも日常的なことだけに、意外と深く考える機会は少ないものです。伝えたつもりのことが相手に伝わっていなかったり、こちらの認識とズレがあったりして、なんとなくモヤモヤした気持ちが残ってしまうことはありませんか?上手に人とコミュニケーションをとるにはいくつかのポイントがありそうです。 スポンサーリンク 聞き下手な人の特徴 話をまとめたがる 『プロカウンセラーの聞く技術・話す技術』によると、相手の話を聞くのが下手な人は相手の話をすぐにまとめたがる傾向があるよう ...

ReadMore

僕が買ったおすすめのモノ

2023/1/31

【レビュー】圧倒的な没入感!AirPods Proでライフスタイルが変わりました

自分の世界に浸れる逸品 待ってて良かった新型AirPods 昨年の12月にAirPods Pro(インイヤーヘッドフォン)予約購入しました。Appleストアで購入すると刻印もできるみたいですが、そうすると到着が遅れるとのことだったので今回は刻印無しです。 3000円〜5000円くらいのbluetoothヘッドフォンはいくつか試してみたことがありますが、最終的にはやはり音質が物足りなくて「AirPodsほしいなぁ」と思っていたんです。 スポンサーリンク 毎度ながら中身はいたってシンプル。本体の底にライトニン ...

ReadMore

仕事を楽しむコツ

2023/1/27

仕事でミスをした時のメンタル対処法

プライドが邪魔をする プライドが高くなってしまうと自分の意見が絶対に正しいと思うようになります。後でそれが間違っているとわかっても、ミスを認めたくないという思いが強くなるものです。これは「自分は間違ったことを言うような人間ではない」という過信や「失敗したら自分の評価が落ちるんじゃないか」という不安があるからです。 こうなると相手の話に耳を貸すゆとりがありませんから、そのうち誰も意見を言ってくれなくなってしまいます。 スポンサーリンク 失敗は次につなげる なので、「しまった」と思ったその時に、ミスを認めて速 ...

ReadMore

ファミリーおすすめスポット 真夏におすすめ水遊びスポット

2019/8/16

無料プールとビュッフェが超おすすめ!!絶対また行く南国ホテル

ファミリーなら絶対おすすめ南国ホテル プール付きで食事はビュッフェスタイルの宿を探していました。 じゃらんで調べると、「南国ホテル」という伊東園ホテルグループの宿がヒット。 参考南国ホテル公式HP 千葉県の白浜、南房総の最南端にあります。 伊東園グループのホテルは格安ですね この南国ホテルもそのひとつ。 正直、外観や内装など経年劣化はやむを得ない部分もありますが、メンテナンスはしっかりしてあります。 スポンサーリンク 想像以上の快適空間 Free Wi-Fi完備。ロビーはもちろん、部屋でも使えてとっても便 ...

ReadMore

-ライフスタイル, 仕事を楽しむコツ
-,