書きためたメモが強靭なマニュアルになる
上手に教わる
「まったくわからないので教えてください。」
そう言われて「はい、いいですよ」って教えてくれる人はいません。
仕事でも勉強でも、最低限の基本は自分でしっかり学んでおくことが大前提です。
そうそうヒマな人というのはいませんよ。
それに教えるにしても、覚えたいという意欲があるひととそうではない人がいたら、間違いなく意欲のある人に教えたいと思うでしょう。
パソコンでもそうですが、定期的にまったく同じことを聞いてくるひとがいるんです。
普段はあまり使わないんだけど、どうしても使わなければならなくなった時に「そういえばコレどうするんだっけ？」と思うのでしょう。
これはとっても失礼なことです。
何が失礼かというと、それだけ相手の時間を奪うことになるからです。
正しい順番は
自分で調べる
それでもわからなければ教えてもらう
教わったことをメモする
メモしたことを自分マニュアルに追加する
です。
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相手の時間を大切にする
特にいつも忙しいひとになにかを教えてもらう時は、あらかじめアポイントをとるのは鉄則です。
これは同僚や上司でもまったく同じです。
なので、まず自分で調べられることは調べておく。
それでもわからないことを箇条書きにしておきます。
そして時間を作ってもらった時にしっかりとメモを取ります。
しっかりと記録しておくことで、また同じことを聞かなくても済みます。
これが相手の時間を大切にするということです。
そして学んだことはできるだけ短い時間でマスターしてしまった方が自分の時間も大切にできます。
メモをとる
メモをとる人というのは、できれば一回で覚えようと思っているひとです。
また同じことを聞かなくてもいいようにメモをするわけですから。
また、そういう姿勢が相手にも伝われば丁寧に教えてもらえます。
記録するということが大事なんです。
で、メモをまったくしない人もいますよね^^;。
メモなんかしなくても頭に入っちゃうんだよね、という方なら問題ないです。
僕にはそれはムリなので必ずメモします。
どんなに急いでいる時でも、その辺にある紙になぐり書きでもいいのでメモをとる。
そのメモをスマートフォンのカメラで撮って記録することもあります。
「わからなかったらまた聞けばいいや」ってメモしない方もいます。
でもそれって同じことを聞かれた方からするとホントに迷惑ですよ。
自分マニュアルを作る
僕もこれはよくやります。
これは人に教えてもらったことだけでなく、自分で調べたことや、ちょっとしたコツなんかも含めます。
同じことを何度も人に聞いたり調べるのは効率が悪いですから。
マニュアルといっても、イラストとか図形なんて使わなくていいんですよ。
僕は経理もやっていますが、経理を始めたばかりの頃はすべての作業工程をエクセルでまとめました。
まず年間ですべきことを大まかに書いて、いつまでに何をやらなければいけないのかということを書き出す。
加えて、こういう場合はこう処理する、といった具体的な事例もそのつど追加していきます。
あとはそのマニュアルをより精度の高いものにすることを考えればいいだけになります。
記録するって本当に大事ですよ。
マニュアルを作ったりメモを取るということはアウトプットするということです。
一度頭の中に入れたことをさらにアウトプットすることで記憶は定着しやすくなります。
なので、マニュアルを作ることができるひとはマニュアルを作る過程で内容がしっかり記憶されているわけです。
メモは後で見返すこともできますが、メモを取ること自体が記憶の定着を助けている、ということです。
まとめ
だれでも初めは初心者です。
知らないこともたくさんあります。
問題は「知らない」をどれだけ早く「知っている」にできるかです。
「できない」を「できる」に変えていく。
当たり前ですが、知っていること、できることが多いほどが効率が良くなるため生産性も上がります。
なぜなら「教わる」「調べる」という工程を省くことができるからです。
ベテランの上司が仕事が早いのはそういう理由からです。
新入社員の仕事が遅いのは単純に知らないことが多いからですよね。
わからないことがあったら
自分で調べる
それでもわからなければ教えてもらう
教わったことをメモする
メモしたことを自分マニュアルに追加する
これで学んだ知識は確実に「知恵」に変えていきましょう。
マインドマップもとっても便利なツールです
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