仕事を楽しむコツ

もう誰も眠らせない。ファシリテーションで会議を徹底改善

会議室は決断する場所だ

会議はタダじゃない

報告するだけ、聞いていればいいだけの会議ならやらないほうがマシです。
貴重な時間と高い人件費を使うのですから、少しでも効果的な方法で実施しなければいけません。


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テーマを絞る

会議はテーマを1つか2つに絞り、必ず問題を解決するための具体案を出すようにします。
テーマが絞り込まれているほど参加者もアイデアを出しやすいです。

決まったことは

  • いつまでに
  • 誰がやるか

まで落とし込みます。
ここまでやることではじめて問題解決に向けて具体的なアクションがとれるわけです。

例えば「売上を上げる」というテーマにしたら、どうすればお客さんに買ってもらえるのか、商品を知ってもらえるのか、ということだけに絞り込むことで、話が脱線しにくくなります。

ありがちですが、「そういえば」と別の気になっている課題について話始めると解決すべき問題がどんどん増えて収集がつかなくなります。

チェック

テーマを絞ると具体的なアイデアが生まれやすい

意見が出やすい空気を作る

会議は1時間以内

会議は短い方が意見が出ます。みんなが集中力を維持できる時間は長くてもせいぜい1時間です。
長くなるほど参加者の集中力は落ちるし、なにより受け身の姿勢になってしまうんですね。

また、会議がはじまってしまうと、相手の話を聞くよりも自分が話すことに夢中になってしまう人もいます。会議が長くなる原因のひとつに上司の話が長いということがあります。

「教えたい」という気持ちが空回りして、一度にいろんな話を盛り込もうとするんですね。それが大風呂敷を広げることになり、参加者には何について話し合えばいいのかわからなくなってしまう。テーマがブレてしまう典型的な例です。

なのでまずは、終わりの時間をみんなに宣言してから会議を始めるのもひとつの手です。

チェック

問題を解決するための具体的な方法を考えるのが会議

ファシリテーターを決める

お互いの意見を尊重する場作りができていると結論も出やすくなります。

たとえば今まで発言しなかった人が発言できるような空気になれば、良い場作りができたと言えます。
会議で発言しない人が必ずしも言いたいことがないわけではありません。

否定されるのが怖い
上司が先になんでも話してしまうので話しづらい
空気が重い

そんなプレッシャーから口を開けない人もいる、ということです。そして意外にこのような人達が面白いアイデアを持っていたりします。

なので、改めて会議というものにルールを設けて進行役を決める必要があります。
時間を守り、話がテーマからそれないように進行する。そのような役割を担う存在を「ファシリテーター」と呼びます。

たとえば

  • 発言者の話は最後まで聞く
  • 根拠なく否定・批判しない

などもルールとして使えますね。
特にこの2点は重要なので、大きくプリントしたものをホワイトボードなどに貼っておいても良いと思います。
みんなで決めたルールに則って進行する存在がいるだけで、驚くほど会議の質はアップします。

回数を減らす

僕も就職して会議に参加するようになりましたが、ずっとムダが多いなと思っていました。
特にテーマも決まっていないうちに会議がはじまり、話が四方八方に飛んだ挙句に結論が出ないまま終わってしまう。
気が付くと2時間ということもザラでした。

僕はそれが嫌でしたが、新人のころは指摘することができませんでした。
それからほどなくリーダーを任されたのを機に、いくつか提案したんです。

  • 毎週行っていた会議を月に2回に
  • 時間を1時間と決め、会議内容のレジュメも作成
  • 幹部用の会議と社員用の会議の2回に分ける

わざわざ口頭で報告しなくても、資料を配るだけで済んでしまうことってたくさんあります。
その分、社員一人一人の意見をくみ上げる時間に使った方が良いアイデアがたくさん出ますから。

意外にも大多数の人がそのように感じていたらしく、「確かにそうだよね」ということで会議のスタイルを変えることができました。

チェック

会議は回数が少ない方が質がアップする

書面で済むことはすべて書面にする

なので、僕は事前に必要となるであろう資料作りには時間をかけます。
仮に10準備したうちの3しか使わなかったとしても、資料を作ることでデータが頭に残るのでムダにはなりません。

資料は大きく分けて、

  • 数字
  • マインドマップ
  • 図解

の3種類作ることが多いです。

数字は報告や提案用
マインドマップは自分のレジュメとして
図解は視覚的に共有しやすくするため

です。

ただでさえ「自分の考えを共有する」ということは難しいので、このようにいくつかのツールを用意しておくと伝わりやすくなります。Excel、PowerPointの他に、inkscapeなどの描画ソフトを使いこなせるようになっておくと便利ですよ。

チェック

資料を作る人間には一番情報が集まってくる

まとめ

問題意識のない会議はやるだけムダ。会議やミーティングは人件費という大きなコストがかかるので、書面で済ませることができるものは書面で共有。会議にファシリテーターは必要。
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