仕事を楽しむコツ

意味のない会議を劇的に変える5つのステップ

この会議必要なの?

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ダラダラ時間だけが過ぎていく会議。
考えただけで気分が悪くなりますね。

会議やミーティングというのはひとが集まらなければはじまりません。
そしてひとが集まるということは、人数分だけみんなの時間を使っているということです。

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1.目的を決める

会議を開くということは目的があるはずです。
定例会議のように報告メインのものもあれば、問題が発生したために会議を開いて解決策を考える場合もあります。

参加する人間はみんな時間を作ってきているわけです。
それは意味のある時間にしなければなりません。

たとえば数字関係の報告であれば、それは資料を配布するだけでいいんです。
見てわかる資料を一人一人発表するのは時間のムダです。

そのかわりプロジェクトの人選や多額の予算が必要な案件についてはできる限りたくさんのアイデアがほしいですよね。

なんのための会議なのか、そこでどんなことを決めるのかということを明確にしておく必要があります。

2.時間を決める

気が付いたら2時間近く経っていた、とかそういうのは問題外です。
人間の集中力はせいぜい60分。

会議室に行ってみないとわからない、「さぁ今日はなにを話し合おうか」なんてもってのほかです。

なので時間を決めたらその時間で内容のある会議になるように組み立てる必要があります。
そのひとつが「根回し」です。

3.根回しをする

根回しというと、なんだか腹黒いイメージがありますか?(笑)
でもコレ、とても大事なんですよ。

会議出席者にあらかじめ問題意識を高めておいてもらい、できれば各自の意見も聞いておきます。
するとだいたいの予測ができるんですね。

もちろんそういう調整役が一番大変なんですが、これを普段からやっておくことで、会議の展開がだいたいシュミレーションできます。

そのうえでレジュメを作成するわけです。

もちろん最終決定はあくまでも社長ないしは経営者ということになります。

早い段階で具体的な案を出すことができれば、さらに具体的な反論も出てくるでしょう。
結果、短い時間で最終決定するための判断材料がそろいやすくなります。

さぁ会議がはじまりました、みなさん意見を言ってください

これでは意見は出てきません。

例えば会議は1時間と決めておく。
そのために会議までにどんな根回しをし、どのような情報を集めておかなければいけないかを組み立てておく。

こうすることであるていど全員が共通認識を持ったうえで会議にのぞむことができます。
「当事者意識」があれば建設的な意見がどんどん出てきます。

このスピード感が会議には必要です。

4.発言しやすい空気を作る

上司や経営者がにらみをきかせているような会議では部下はなかなか自分の意見が言えません。

一度ボイスレコーダーなんかで記録してみるとおもしろいですよ。
内容そのものより、誰が一番話をしているか調べてみるんです。

社長が半分以上話していた、なんてこともあります(笑)。
幹部クラスだけで盛り上がって、それ以外の人間が委縮してしまう。
それに気づかないで

なんだ、もっと意見はないのか?

って、そんなの当たり前です。
もう会議じゃないですよ。

『ディベートに学ぶ会議の技術』によると、会議での発言は8種類あります。

・主張
・同意
・情報提供
・反論
・確認
・質問
・応答
・整理

たとえば「反論」ができる空気かどうかということも重要ですね。

仮に上司が言ったことでも、社長が提案したことであっても若い社員が反論の場を与えられているか。

反論するということは少なくとも相手の主張と自分の主張とどこかどのように違うのかを説明しなければなりません。

それは部下が成長できるチャンスであり、自分の主張を見つめ直すチャンスでもあります。

そのためにも、発言とそのひとの人格は分けて考える必要があります。

人の意見を、その人の人格として位置づけてしまうと、会議の議論が人格の議論にすりかわり、出席者が感情的になってしまう。

5.具体的に決める

せっかく良い意見が出ても、「この件についてはもう少し考えよう」みたいなまとめ方をしては意味がありません。
必ず具体的な結論を出し、それが確実に反映されなければ会議の時間が水の泡です。

人間ってすぐ忘れてしまうんですよ。
会議が月に1度であった場合、何も決まらなければ次の会議までの一ヶ月間フラットなままになっていしまいます。

それでは問題意識が生まれません。

なのでレジュメを作り、議事録をとってみんなで共有する、という流れは絶対に必要です。

まとめ

この会議必要なのかな?
そう思ってしまうような会議はたぶん必要ないと思います。

決まった日に決まった時間行われるのが会議でしょ?
なんて考えていたらそんな会議がこれからもずっと繰り返されていくんです。

同じ話ばかりするひと
時間を気にしていないひと
独演会になっているひと

会議は自己満足のためにあるわけじゃないんです。
みんな貴重な時間を削って参加しています。

会議で寝てしまう人がいます。
寝てしまうひとも当事者意識がないという点で問題です。

ですがやはり一番の問題は会議が問題解決の場として機能してないことです。
会議を開いても、次の日何も変わっていなければ意味がありません。


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