仕事を楽しむコツ

つまらない会議が会社をダメにする理由

2016年10月22日

その会議必要ですか?

kaisha-kaigi
会議がつまらないのは参加者が「自分ごと」で考えないからです。いえ、考えなくても済んでしまう会議になってしまっていることが問題なんです。わりと「報告会」みたいな会議って多いんですよね。

会議は貴重な時間を使います。できれば会社全体が良くなるような意見が出るのが理想です。僕は、数字の報告も大事ですが、現場の声を吸い上げることはもっと大事だと思っています。

というのも、経営者と現場の人間とのコミュニケーションが取れなくなっている時に問題が発生することが多いからです。

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会議の目的は2つ

会議の目的は大きく分けて二つあります。

  1. 問題を解決する
  2. 情報を共有する

この2つの要素がない会議ははっきり言って意味がありません。

問題を解決する

問題を解決するにはいろんな角度から問題を見る客観的な視点が必要になります。自分ひとりでは考えつかないことでも、他の人はまったく違う考えをもっているものです。なので、問題が大きければ大きいほど、より多くの意見が必要になってきます。

また、ひとつの問題を参加者全員で考えるということは問題を共有することでもあります。

責任者を決める

誰がいつまでに何をやるのか

これが決まっていないと毎回会議で同じことを話し合わなければならなくなります。

情報を共有する

もうひとつは情報の共有ですね。特に現場の情報はとても重要です。なぜなら、お客さんと直接触れ合う機会も多く、社内の問題点なども見つかるからです。

会社の数字はリアルタイムで記録されていくため、現状の営業や販売状況、経営状態などを把握することはそれほど難しいことではありません。

ですが末端の情報というのはなかなか会社の上層部まで届きません。従業員もそれがわかっているために現場の問題は現場で解決しようとする。そのため、いつのまにか独自の風土とかしきたりのようなものができてしまい、それに耐えられない人は辞めていく、ということも。

会議の真の目的

会議の本当の目的は「うねりを起こすこと」です。

たとえば反対意見が出るというのはとても大切なんですね。会議で気軽に発言できる。そこへ気兼ねなくに反論できる。

相手が上司だからとか、社長だからという理由で反論してはいけないということなんてありません。むしろどんな反論も受け付け、その反論をも跳ね返すほどの説得力があれば、みんな間違いなくついていきますしね。

問題が解決されるからおもしろい

会議の結果、問題が明らかになったり、問題が解決されるたびに、会社は一歩ずつ良くなっていきます。会議がつまらなくなってしまうのはズバリ、問題が解決されないからです。参加者の意見が反映されないからです。

鉄則本来は問題があって、それを解決するために会議を開く、というのが正しい順番です。

会議をフォーマット化させない

会議が型にはまったものになるほど、参加者は話を聞くだけになります。意見も求められないために自分ごととして考えなくなる。

もちろん会社が危機的状況にあればトップダウンが有効な場合もあります。ですが、通常はやはり現場の生の声は貴重な情報源です。

まとめ

会議の目的は問題を解決し、アイデアを共有すること。会議がうまくいけば自然とコミュニケーションも深まり、問題も未然に防げます。

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