時短にタスク管理。仕事にレバレッジを利かせて効率をアップさせる方法

レバレッジを利かせよう


仕事を効率的に行うためには生産性を上げるのが一番です。1日でできるMAXの仕事量を100とすると、1日8時間の仕事で50のことができるひとと100のことができる人がいます。この違いはどこからくるのでしょうか?

一番の違いは目的意識を持っているかどうかです。はじめに100を目指すか、結果50でいいと思うか。この差は大きいです。

人を育てる

てこの原理というのがありますよね。最小の力で最大の結果を生み出す。英語で言うとレバレッジです。このレバレッジを利かせることで、同じコストで仕事の生産性を飛躍的にアップさせることができます。

では仕事でレバレッジを利かせるということはどういうことかといえば、仕組みを作ることに他なりません。

たとえば、部下が小さなことでも指示を出さないと動かなければ、上司はいつも付っきりで仕事をしなければならなくなりますよね。逆に、自分がいなくても部下が自分と同じように動けるようになれば自分はより付加価値の高い仕事ができるようになるわけです。

ポイント人を育てるということは組織において究極のレバレッジ

仕組みがあると人が集まる

そもそも仕組みを作るということはエネルギー効率の問題です。

特定の人しかできない仕事があるというのは大きなリスクを伴います。その人が病気などで働けない状態になってしまうとお手上げになってしまうからです。

仕組みを作るということは誰にでも簡単にできる方法を共有できている状態のことです。

マニュアルを作り、誰でも学べるようにしておく。新入社員でも短期間で付加価値の高い仕事ができるようになる。このような教育プログラムが確立されている企業は自分の成長を望めるので人が集まりやすくなります。

生産性を上げる

レバレッジを利かせると生産性が上がります。生産性が上がるということは作業の時間を短縮できるということであり、1度にできる仕事量が増えるということでもあります。

生産性が上がれば会社の利益は必ず増えるわけですから、収入がアップも見込めます。なので、生産性が上がるということは良いことずくめなんです。

時間を短縮する

いわゆる「時短」です。ただ、作業をカットして時間を縮めるのではありません。同じ作業をこなしながら、それまでよりも短い時間で仕事を終わらせる。これは根性でスピードアップして縮める・・・のではなく、作業効率を考えることで実現させるということです。

たとえばA地点からB地点まで荷物を運ぶのに、ちょうど中間あたりで忘れ物をしたことに気が付いてA地点に戻る。このようなことは日常わりとやってしまっています。時間にすればほんの短い時間かもしれません。ですが問題は事前に防げたかもしれないロスだということです。

この場合、出発前のチェックリストがあり、いくつかのルートでかかる時間が検証されていれば時間のロスは防げます。事前に準備するだけで時短できる、ということはたくさんあるんですね。

1度にできる仕事量を増やす

一人でできる仕事の量は限界があります。ただ、「ついでにやる」ことで同時に処理できてしまう作業もありますよね。

たとえばメールのチェックや報告書の作成など、パソコンを開く時はパソコンでできることを一気にやる。電話する用件があったら、まとめて電話をする。あと、たとえば上司に報告書を提出するついでに、自分の仕事の要望を聞いてもらう、なんてこともアリです。

「これはまた今度にしておこうかな」と思ったことは、必ずいつも頭の片隅にあるものです。それが思いのほかストレスになっていたりするものです。

ポイント気になっていることはグループ化して一気に行う

まとめ

仕事はレバレッジを利かせると時短だけでなく一度にできる仕事量も増やすことができます。また、部下を育てることで自分はより付加価値の高い仕事に集中できるようになる。その結果、生産性が高まればコストを増やさずに利益を生むことができるので、収入アップにもつながる。
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