仕事を楽しむコツ

それ優先順位が違うでしょ。仕事のストレスを激減させるタスク管理術

2018年11月5日

仕事のムダを削ぎ落とそう


仕事は優先順位が命です。
限られた時間になにをどれだけやるのか。

時短できない人は優先順位が間違っているということなんです。
そしてなぜ優先順位を間違うのかといえば、仕事を組み立てていないからです。

組み立てていなければ本当は1時間で終わるかもしれない仕事に2時間、3時間もかかってしまう。
仕事は「組み立てよう」と思わない限り”間延び"するものです。

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ToDoリストは手書きで十分

では仕事の優先順位はどのように決めればいいのでしょうか?
まずはToDoリストを作ってください。

といってもメモ用紙や手帳に手書きでささっと書き出すだけで十分です。
ToDoリストがあれば、「次はなにをやるんだっけ?」と考える必要がありません。
どんなに汚い走り書きのリストでもいいんです。どうせ見るのは自分だけですし。

僕は大きく分けて

  • 雑用
  • クリエイティブ
  • 締め切りあり

の3つで分類しています。
ToDoリストを眺めてタグ付けしていくわけです。

そして「雑用」にあたるものを先に一気にやってしまう。
次に締め切りがあるもの、あるいは締め切りが近いものから手をつけていきます。

提出期限があったり、納期があるものは、たとえば1週間あったとしたら5日くらいで終わらせる予定を立てます。
1日あたり全体の20%ということですね。

なので、期限のある仕事内容の20%分だけやったら、残りの時間をクリエイティブな仕事に使うことができます。

スマホのリマインダー機能も併用すると効果的です。
僕は忘れっぽい人間なので、手帳とスマホのカレンダーおよびリマインダー機能は欠かせません。

手帳は本当に汚い字でとても人にお見せできるようなものではありませんが、開いてパッと書き込めるスタイルはやはりアナログ手帳が一番だと思っています。

雑用こそすぐにやる

というわけで、サクッとできる雑用、単純作業こそすぐに終わらせてしまいましょう。
デスクワークならパソコンでのデータ入力作業とかメール処理、配布用資料のコピーなどですね。
雑用と単純作業はためこむべきではありません。

僕はToDoリストにたくさんのタスクが残っているとそれだけでストレスを感じてしまいます。
なので、あえて「やればすぐ終わるタスク」から完了させていくことにしています。

僕自身、午前中は雑用を、午後はじっくりデータの分析や広告のデザイン、その他仕事全般のスケジュール調整などに時間をかけます。重要な仕事というのは得てして時間がかかるので、なかなかToDoリストから消えてくれませんから。

ある意味ゲーム感覚で「今日はどうやったらこのToDoリストを減らせるだろう」と考えてるのもおもしろいです。

締め切りの前日に終わらせる

報告書の提出など、毎月決まり切った仕事がありますが、いつも遅れる人と期日を必ず守る人に分かれます。
中には少数派ですが期日よりも前に提出する人もいます。
こういうタイプは仕事ができる人が多いです。

締め切りがあって、それに遅れる人というのは仕事に追われている人です。
時間配分がうまくできず、気がついたら締め切り間近。
急いで取り掛かっても間に合わず、やっつけ仕事で提出。
そのため、遅れてもってくる人の報告書に限ってとても完成度が低い。

前日までに終わらせている人というのは事前にそうなるように仕事を組み立てているんです。
これは期限がいついつまでだから優先的にやっておく、これは時間がかかるからそのあとでいい、そういうことを考えながら仕事をしているわけです。

仕事を組み立て、前倒しで仕事をすることで気持ちにもゆとりが生まれます。

80点を目指す

僕は仕事において100点を目標にしていません。
もちろん100点満点は理想なんですよ。そこに近づけることはとても大事です。

ですがいくつも仕事を抱えている場合、ある仕事で100点を目指すと、他の仕事が60点とか50点の仕上がりになってしまいます。
僕は仕事内容によって大きなバラつきがあるのはあまり良いことではないと思っているので、平均的に80点くらいになるように調整することにしています。

例えば僕はお店のチラシを作るのですが、細部までこだわり抜こうとしてしまうと、他の仕事がおろそかになってしまいます。
なので、「本当はここのデザインはもっとこだわりたい」という部分がある場合は長期的に少しずつ改善していくことにしています。

経理の仕事もあるので、すべてを完璧に、と考えたらストレスで身体を壊してしまうでしょう。
たとえば仕事を10抱えていたら、それぞれ何点までやれば必要な結果が出せるのか、ということをイメージとしてつかんでおく必要があります。

このあたりの見極めは難しいところですが、要するに全体的なパフォーマンスが上がるように常に調整し続ける必要がある、ということです。

すぐやる人に仕事は集まる

仕事の組み立てに慣れてくると、10分あればこれができる、30分ならあの仕事、というようにより細かく時間を配分できるようになっていきます。

仕事の前倒しができる人はこうしてそれぞれのタスクを効率化・最適化しては、時間を作り出しているわけです。

どれだけ仕事を任せても時間を作り出してしまう、そんな人に仕事は集まっていきます。
仕事が集まるということはそれだけ自分の存在価値が高いということです。

まとめ

仕事は雑用からサクッと終わらせて頭をスッキリさせておく。
締め切りのある仕事は前倒しで終わるようにスケジュールを組む。
仕事内容に偏りが生まれないようバランスを考えて時間配分をする。
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