問題は必ず解決できる
仕事が大変になってしまう理由
タスク管理は
「同じようなタスクはまとめて行う」
が基本です。
ひとつの仕事を続けていると、仕事の内容は多様化しますしいろんな問題がからみ合ってきます。
いつのまにか「大変な仕事」になっている。
これは１日に行うタスクの種類があまりにも多すぎることが原因です。
タスクがきちんと整理されていない。
それではタスクを効率よく管理するにはどうすればよいのでしょうか？
photoStripes of stickies by gurms
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1.洗い出す
仮に一週間分をモデルとして洗い出してみましょう。
これは単純に
「この曜日のこの時間に自分は何をしているのか？」
ということを書き出すだけです。
実際に書き出してみると、同じ時間帯に同じような作業をしていたり、時には曜日によって偏りがあったりといろんな発見があります。
まずは洗い出して現状を客観的に把握するわけです。
2.タグ付けする
書き出したものはタグ付けをしていきます。
たとえば
電話
メール
資料作り
商談
営業
などで色分けしていきます。
パソコンのテキストエディタなら色分けもカンタンです。
紙ベースなら付箋を使ってもいいですし、蛍光ペンもいいですね。
そして数日に分けていたり、バラバラになっていたタスクをできる限りタグごとに分類していきます。
これは１日で行うタスクの種類を減らして仕事そのものをシンプルにするためです。
タグ自体は職種やポジションによって違うと思います。
あなたの仕事に合ったタグを自由に付けてみてください。
3.パッケージ化する
タグ付けしたタスクをパッケージ化して予定に入れていきます。
僕は普段、経理業務に加えて総務やコスト削減など仕事の内容としては幅広く担当しています。
特にコスト削減などは業者との商談も含まれるので、タスク管理は日常的に行う必要があります。
たとえばいくつかの業者との商談を予定している場合、商談の日程はできるだけ同じ日にまとめてしまいます。
「商談」というタグ付けをしたタスクを「この日は商談の日」とパッケージ化してくくっておくわけです。
他に、毎月作成しなければならない報告書や提出物などがありますよね。
これも「提出物」のようなタグ付けをしたタスクを「月末用」などパッケージ化してスケジュールに組み込んでおきます。
こうすることでそれまでバラバラに進めていたタスクをひとつのくくりの中で同時並行的に進められるようになるため、作業効率は驚くほど速くなります。
まとめ
もちろんすべてがそのようにスマートに整理できるわけではありません。
ですが繰り返しになりますがタスク管理では
というのが基本です。
タスクは意識して整理するだけでとってもシンプルになります。
作業効率が上がれば残業もなくなるかもしれませんよ。
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