タスク管理あなたはどうしてますか？
アナログ派？デジタル派？
スマートフォンやタブレットのアプリも使いやすくなりましたね。
パソコンではGoogleカレンダーで、スマートフォンやタブレットではカレンダーアプリで同期させて使っています。
これはこれでいつでもスケジュールを確認できるのでとっても便利です。
ただ僕は、タスク管理についてはデジタルだけではちょっと不安なんです。
なんていうんですかね、スマートにまとまり過ぎてしまっていて、それぞれのタスクの質感とでもいうんでしょうか、そういったものを感じるのが難しい。
その点、メモ帳に手書きで書いてぐるっと赤ペンで印を付けられたものの方がより先にやらなければいけない気分になります。
大事なことは手で書いた物のほうが記憶に残りやすいです。
アナログとデジタルをうまく組み合わせる。
どちらが特別優れているということはありません。
どのように組み合わせるかで自分に合ったタスク管理の方法がみつかるかもしれませんよ。
photo1907 Disarray by stillframe
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1.すべて見えるところに並べる
僕はその日に処理してしまわなければいけないことは、全て視界に入るように並べています。
資料や殴り書きのメモがいくつも並べてあって、その横には手帳が開いてあって・・・という感じです。
パソコンはデュアルディスプレイにしていますが、サブの方にはGoogleカレンダーも表示しておきます。
いやいや、それなら全部Googleカレンダーで管理すればいいんじゃないの？って言われそうですね。
すべてパソコンで管理するのもいいのですが、この方が僕はスケジュールが頭に入りやすいんです。
メモも資料もすべてスキャンしてパソコンで一元管理することも可能です。
でもそれは記録しておくには良いですが、全体を俯瞰して見るという点ではまだまだ使い勝手は良くありません。
たとえば新聞や本なんかそうですよね。
たしかにネット新聞もありますし、必要な情報にすぐにアクセスできますが、ディスプレイの物理的な制約があります。
やはり紙媒体の新聞でパッと入ってくる情報量にはかないません。
それに体系的に学ぼうと思ったらやっぱり本の方が頭に入りやすいんです。
2.タスクを分類する
問題は優先順位です。
慣れているタスクであれば、だいたいこれくらいで終わらせられる、という時間はわかりますよね。
なので、時間が予測できるものはあえて後回しにします。
そして、あまり慣れていないタスク、あるいははじめてのタスクから取り掛かります。
・慣れているタスクをA
・あまり慣れていないタスクをB
・まったくはじめてのタスクをC
として考えてみましょう。
3.締切時間を設定する
たとえばすべてのタスクを完了させ時間を午後６時まで、ということにします。
タスクAは普段なら1時間で終わらせることができていたとします。
それなら遅くても午後５時前にタスクBとCが終わっていれば間に合う計算になります。
このように終わりが決まっていれば、逆算した時にタスクAは残りどれくらいあれば終わらせられるか決めることができます。
タスクBとCはその点、前後する恐れがあるので、早めに取り掛かる必要があるということです。
タスクCを早めに取り掛かることである程度の予測がついてきます。
タスクBがおよそ３時間はかかると見ていたとき、できればタスクCは午前中にめどがついていれば後半ゆとりを持って作業を進めることができるでしょう。
もちろんタスクAを先に終わらせてしまうという方法もあります。
ですがこれはメンタルのプレッシャーが大きいので僕はなるべく避けるようにしています。
タスクAをあえて後回しにする理由はそういうことです。
タスクAをすすめているあいだに頭の中ではタスクCのことが気になって作業効率が落ちてしまう可能性もあります。
こういう流れなので、僕の机の上は傍から見るとかなり乱雑にみえます。
いろんなものが出しっぱなしですから^^;
でも僕の中ではすべて使うものだし、その配置で優先順位も把握できている。
そしてひとつひとつのタスクを完了させていくと、どんどん机のから書類やメモがなくなっていくわけです。
最終的に机の上に何もない状態になればそれはタスクがすべて完了したことになります。
これは「あれだけのタスクを片付けることができた」という達成感を得るのにもかなり有効です
まとめ
僕は常に全体を見渡せていないと仕事ができないタイプの人間なので、こういうスタイルになっていきました。
もちろん仕事のやり方、タスクの管理方法はたくさんあると思います。
大切なことは自分の性格やライフスタイルにできるだけ合ったものにすることです。
それがその人にとって最も効率的な方法ですから。
「あ、そういう方法もあるんだ」という感じで受け取ってもらえたらうれしいです。
ぜひあなたも自分だけのスタイルを作り上げてみてください。
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