仕事を楽しむコツ

スケジュールは穴だらけの方がうまくいく。残業しない時間管理術

その残業、必要ですか?

clumsy

自分にとって大切な時間

時間の管理というのは本当に大切だと思います。
スケジュールですね。

これは必ずしもスキマなくびっしりとスケジュールを入れるということではありません。
人間ですからすべて計画通りにはいかないものです。
少なくとも僕はガチガチに予定が入るなんて考えただけでゾッとします。

なにごとも優先順位がありますよね。
大きく分ければ仕事を優先させるか、プライベートを優先させるかという話になってきますが、僕はプライベートを優先させたい方です。

これは仕事は大切ではないということではないんです。
価値観というか、

今の自分にとって何をしている時間が最も大切か?

ということです。

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なんのために効率化するのか?

特に僕の子供達はまだ小さいので、子供と一緒に遊べる間はできる限り一緒に過ごしたいと思っています。
また、ピアノの練習もしたいし、こうしてブログで記事も書きたいし、読みたい本もたくさんあります。

仕事を優先させればさせるほど、それらに使える時間は少なくなる。
僕にはそれがガマンならない、というだけです。

もちろんお金をいただいている以上、仕事はおろそかにはできません。
でも残業は絶対にしたくない。

そうすると、仕事を最大限に効率化するしかなくなります。

仕事の手は抜かない
でも残業もしない

この条件を自分に課すわけです。

仕事を効率化するということもまた、優先順位がポイントになってきます。

やらなくてもいい仕事というのはありませんが、その中でも会社の売上・利益に大きく関わる、影響力の大きい仕事を優先させた方が効率がいいですよね。

仕事を組み立てる

効率よく仕事をすすめていくためには仕事を組み立てる必要があります。
そして仕事を組み立てるには一度仕事をバラバラに分解する必要があります。

そうすることで、これとこれは一緒にやった方がいいなとか、これは週末にまとめてやればいいなとか、仕事をあらためてくくりなおしてグループ化することができます。

その過程でこの仕事は誰かに任せられるな、と思うものも出てきます。

自分でなければできない仕事に集中することで生産性を最大にあげることになります。

そのようにしてグループ化された仕事を自分の1日のスケジュールの中にはめこんでいけばいいだけです。
今まで1週間サイクルでこなしてきた仕事であれば、1週間の中でこの曜日はこのグループという風にはめこんでいくことができます。

グループに名前を付けるとよりわかりやすいかもしれませんね。
視覚的に管理するのであればスタンダードなのはやはりGoogleカレンダーです。
スマートフォンと同期しておけばより管理しやすいと思います。

仕事量を平均化する

そこまで組み立ててみると、いかに自分が無駄な時間を過ごしていたか見えてきます。

効率化して時間を短縮したところへ仕事を入れていくのも良いのですが、たとえばそれまで残業が当たり前だった方は、まず残業をせずに同じ仕事内容をこなすことを目標にするといいと思います。

ちなみに僕の場合はデスクワークが主体ですが、午前中は広告の作成と情報配信、午後は経理業務など、時間帯で仕事内容を分けています。
午前中の方がクリエイティブな内容の仕事がはかどるそうですよ。

特に経理業務は月末と月初で仕事のボリュームが変わってくるので、そこに合わせてそれ以外の仕事を前後で仕上げておく、というようにして、基本的に1ヶ月単位で一定のボリュームで仕事ができるように組み立てています。

慣れてくると3ヶ月単位、1年単位で考えられるようになり、「この時期だけ忙しいんだよな」ということもあらかじめ避けられるようになってきます。

計画は遊びをもたせておく

その点計画はある程度アバウトな方がいいです。
「遊びを持たせる」ということですね。

そうしないとイレギュラーに対応できません。
人間ですから急に体調が悪くなることもあります。
上司に緊急の仕事を頼まれるかもしれない。

そういった時でも対応できる体制を整えておくことは重要です。
リスクマネジメントといわれているものです。

ちなみに僕は、経理業務以外の広告作成などのファイルは自宅パソコンでも作業できるように常に同期させています。

これは普段家で仕事をするためではなく、万が一病気になってしまったとか、なんらかの理由で出社できなくなった場合でも自宅で最低限の仕事ができるようにしておくためです。

実際にインフルエンザにかかり出勤できないことがあったのですが、それでなんとか乗り越えることができました^^;
もちろん、そういったことすらないことが理想ですけどね。

仕事が全てではない

そういった普段からの準備や仕組み作りをしておけば、残業しないことが当たり前になってきます。
逆に言えば、残業が当たり前になっているとしたら、それは必ず改善すべき問題が残っているということです。

特に趣味にもっと時間を使いたいとか、勉強したいという方は、1日でも早く「残業ループ」から抜け出すことをおすすめします。
生活がかかっているとはいえ、仕事はあくまでも生活の一部でしかないです。

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