努力とかじゃない。仕事が終わらない原因は段取りが悪さしかない

仕事は段取りがすべてだ

一生懸命だけじゃダメ

効率がすべてではありません。
でも効率を求めない人は本当に仕事が遅いです。

これは若い方でもベテランの方でも同様にそう思います。

決してサボっているわけではない。
でも「一生懸命やる」ことと仕事のパフォーマンスは必ずしも比例しません。

どんな仕事にも根拠ある組み立て必要になります。

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根拠のある組み立てをする

たとえば営業の予算を組む場合、当然のことながら先月もこうだったから、とか、なんとかなるだろうとか、そういう理由で作るのは論外です。

前年はこういうことをやったからこういう結果になった。
でも今年は状況が違うから、先月はこうだけれども、競合他社も調査しておこう。

また、会社としてはこれくらいの営業利益を見越しているので、人件費から考えたらここまで利益を生む必要がある...などなど。

その上で部署ごとの責任者とすり合わせて決めていった方が短時間で精度の高い予算を作ることが可能です。

要するに、どうしてそういう数字になったのかということをきちんと説明できなければいけないということです。

帰る時間を決める

いつも必ず遅くまで仕事をしている人がいて、「どうしてそんなに時間がかかるの？」と聞いてみました。

「いや、うちの部署は他の部署より仕事が大変だから。」とちょっと得意げに答えました。
いやいや、仕事はどんな部署も大変なんです。

ただ、ラクをしているように見える部署はあります。
それは仕事内容がラクなのではなく、仕組みができているからそう見えるだけです。

作業の洗い出しができていて、誰でも同じような結果を生み出せるようなマニュアルもできている。
それぞれの作業にどれくらいの時間が必要で、だいたいこれくらいの期間でマスターできるという目安もある。

そしてなにより、終わりの時間を決めてあるんです。
作業が終わった時間が終わりの時間ではありません。

帰る時間を決めて、その時間までに終わるような仕組みを作る。

これができないひとは、一生懸命動いて、自分は誰よりも頑張っている、と思っていたとしても結果に反映されません。

作業をまるごと洗い出す

僕もそういう方にはいくつか改善案をアドバイスするのですが、たいていは「そんなに簡単じゃない、なんだったらあなたがやってみればわかる」
という、精神論になってきて話がかみ合わなくなります。

僕がはじめて経理の業務についたとき、前任者のあまりの作業効率の悪さにため息が出ました。
え、これだけの仕事に一日かけてたの？...愕然としました。

それからというもの1ヶ月の業務を洗い出しながらそれぞれの作業で無駄なものはカット、まとめてできることは極力まとめて行いました。
それを1年間検証しながら行った結果、作業時間は1/3以下でおさまってます。

偉そうに書いていますが、これは決してすごい事ではありません。
ただすべての作業を分解して並べ替え、組み合わせただけです。

自分の人件費を意識する

デスクワークではなくても同じです。
段取りひとつで作業効率に雲泥の差が生まれます。

いうまでもなく、作業効率が悪いということは人件費が必要以上にかかっているということです。
会社で一番高いコストは人件費です。

ちょっと冷たい言い方ですが、その部分の"費用対効果"が悪いとどんなに良い商品やサービスを扱っていても会社にお金が残りません。

お金が残らないと先に手をつけられるのがやはり人件費なんです。
だからこそ、それぞれが作業効率を最大限に上げていくという意識を持っている必要があります。

自分マニュアルを作る

僕は次の1年でそれらを網羅したマニュアルを作り、他のひとにやってもらうつもりです。
仕組みを作ることができるということはいずれは自分ではなくてもできる仕事ということですから。

その後はより自分にしかできない仕事に専念できます。

マニュアル作り基本はとにかく記録することです。
改善したこと、感じたこと、課題などを日々マメに記録することで具体的なメソッドが蓄積されていきます。

材料さえあればあとはまとめるだけです。

まとめ