ライフスタイル 仕事を楽しむコツ

モレなくムダのないスケジュール・タスク管理に必要なたった3つのポイント

2016年2月29日

タスク管理あなたはどうしてますか?

task

アナログ派?デジタル派?

スマートフォンやタブレットのアプリも使いやすくなりましたね。
パソコンではGoogleカレンダーで、スマートフォンやタブレットではカレンダーアプリで同期させて使っています。
これはこれでいつでもスケジュールを確認できるのでとっても便利です。

ただ僕は、タスク管理についてはデジタルだけではちょっと不安なんです。
なんていうんですかね、スマートにまとまり過ぎてしまっていて、それぞれのタスクの質感とでもいうんでしょうか、そういったものを感じるのが難しい。

その点、メモ帳に手書きで書いてぐるっと赤ペンで印を付けられたものの方がより先にやらなければいけない気分になります。
大事なことは手で書いた物のほうが記憶に残りやすいです。

アナログとデジタルをうまく組み合わせる。
どちらが特別優れているということはありません。

どのように組み合わせるかで自分に合ったタスク管理の方法がみつかるかもしれませんよ。

photo1907 Disarray by stillframe

スポンサーリンク

1.すべて見えるところに並べる

僕はその日に処理してしまわなければいけないことは、全て視界に入るように並べています。

資料や殴り書きのメモがいくつも並べてあって、その横には手帳が開いてあって・・・という感じです。
パソコンはデュアルディスプレイにしていますが、サブの方にはGoogleカレンダーも表示しておきます。

いやいや、それなら全部Googleカレンダーで管理すればいいんじゃないの?って言われそうですね。

すべてパソコンで管理するのもいいのですが、この方が僕はスケジュールが頭に入りやすいんです。

メモも資料もすべてスキャンしてパソコンで一元管理することも可能です。

でもそれは記録しておくには良いですが、全体を俯瞰して見るという点ではまだまだ使い勝手は良くありません。

たとえば新聞や本なんかそうですよね。
たしかにネット新聞もありますし、必要な情報にすぐにアクセスできますが、ディスプレイの物理的な制約があります。
やはり紙媒体の新聞でパッと入ってくる情報量にはかないません。

それに体系的に学ぼうと思ったらやっぱり本の方が頭に入りやすいんです。

2.タスクを分類する

問題は優先順位です。
慣れているタスクであれば、だいたいこれくらいで終わらせられる、という時間はわかりますよね。
なので、時間が予測できるものはあえて後回しにします。

そして、あまり慣れていないタスク、あるいははじめてのタスクから取り掛かります。

・慣れているタスクをA
・あまり慣れていないタスクをB
・まったくはじめてのタスクをC

として考えてみましょう。

3.締切時間を設定する

たとえばすべてのタスクを完了させ時間を午後6時まで、ということにします。

タスクAは普段なら1時間で終わらせることができていたとします。
それなら遅くても午後5時前にタスクBとCが終わっていれば間に合う計算になります。

このように終わりが決まっていれば、逆算した時にタスクAは残りどれくらいあれば終わらせられるか決めることができます。

タスクBとCはその点、前後する恐れがあるので、早めに取り掛かる必要があるということです。

タスクCを早めに取り掛かることである程度の予測がついてきます。

タスクBがおよそ3時間はかかると見ていたとき、できればタスクCは午前中にめどがついていれば後半ゆとりを持って作業を進めることができるでしょう。

もちろんタスクAを先に終わらせてしまうという方法もあります。

ですがこれはメンタルのプレッシャーが大きいので僕はなるべく避けるようにしています。
タスクAをあえて後回しにする理由はそういうことです。

タスクAをすすめているあいだに頭の中ではタスクCのことが気になって作業効率が落ちてしまう可能性もあります。

こういう流れなので、僕の机の上は傍から見るとかなり乱雑にみえます。
いろんなものが出しっぱなしですから^^;

でも僕の中ではすべて使うものだし、その配置で優先順位も把握できている。
そしてひとつひとつのタスクを完了させていくと、どんどん机のから書類やメモがなくなっていくわけです。

最終的に机の上に何もない状態になればそれはタスクがすべて完了したことになります。

これは「あれだけのタスクを片付けることができた」という達成感を得るのにもかなり有効です

まとめ

僕は常に全体を見渡せていないと仕事ができないタイプの人間なので、こういうスタイルになっていきました。

もちろん仕事のやり方、タスクの管理方法はたくさんあると思います。

大切なことは自分の性格やライフスタイルにできるだけ合ったものにすることです。

それがその人にとって最も効率的な方法ですから。
「あ、そういう方法もあるんだ」という感じで受け取ってもらえたらうれしいです。

ぜひあなたも自分だけのスタイルを作り上げてみてください。
[amazonjs asin="4887596111" locale="JP" title="最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術"]

ゲーム

2024/2/2

Wolongレベル上げ250~350は5周目「隠者の慟哭」猿一択だった

火徳ビルドで猿狩り 1月にDLC3弾がプレイできるようになったのを機にWolong再開しました。DLC含め2周目まではなんとかクリア。3周目はDLC以外は攻略済みです。しかし4周目の4節「寒華舞う巨門」の呂布は全く歯が立たず。時間さえかければなんとかなりそうでもありましたが、それよりもレベルを上げ&装備強化の方が効率がいいと判断。現在レベル250、装備もそれなりに強化しましたが、特別死にゲーがうまいというわけでもない僕には厳しかった。 それで主戦場はあとまわしにして副戦場をクリアしていたら、突如5周目が解 ...

ReadMore

部下を育てるコツ

2023/4/25

有能な上司ほど部下の成長を妨げているかもしれない

自分がやった方が早い...のか? 仕事を任せない上司 上司は部下の経験が浅いうちは、仕事を任せることにちゅうちょするものです。ですがいつまでも雑用ばかりやらせてしまっては、部下はなかなか成長できません。うまくいってもいかなくても、責任ある仕事をすることは部下にとって大きな学びがあります。 僕も社会人になりたてのころは雑用しかやらせてもらえなかった時期がありました。もちろん雑用といっても業務上必要なものですから決して無駄なことではないんですけどね。ただ、並行してメインの仕事もやらせてもらえていたら、もっと早 ...

ReadMore

目標を達成するコツ

2023/2/15

昨日とちょっと違う自分になるための目標設定のコツ

達成感が自信を生む 成長に変化は欠かせない 人は毎日同じような生活を続けていくと頭が固くなっていきます。新しいことや難しいと思うようなことはストレスをともないますから、できるだけラクな選択をしようとする。その結果、自分の考え方や価値観が正しいと思ってしまうのかもしれません。 このように、「今のままでいい」と思い始めると、学ぶ機会も減りますから成長も止まってしまうわけです。言い換えれば、成長したければ変化を求めなければいけないということでしょう。昨日の自分と今日の自分はちょっと違う、そんな毎日にできないもの ...

ReadMore

ゲーム

2023/1/27

PlayStationPlus「エクストラプラン」にアップグレードした理由

ゲームの時間が待ち遠しい 「Ghost of Tsushima(ゴースト・オブ・ツシマ)」が始まりだった 昨年PS5を購入してからというもの、2022年の6月からスタートしたPlayStation Plusの新プラン「エクストラ」にも入り、すっかりゲームをする時間も長くなりました。 「ゴースト・オブ・ツシマ」というソフトがありまして、発売初日に購入してあまりの面白さに一気にクリアしてしまい、有料のDLCもやりたいなと思っていました。しばらくして違うゲームにハマっていたんですが、そのDLCのことはすっかり忘 ...

ReadMore

上手に話すコツ

2023/1/30

相手の心を開く話し方・聞き方!!プロの極意とは

伝わらなければ意味がない 話す、聞くということはあまりにも日常的なことだけに、意外と深く考える機会は少ないものです。伝えたつもりのことが相手に伝わっていなかったり、こちらの認識とズレがあったりして、なんとなくモヤモヤした気持ちが残ってしまうことはありませんか?上手に人とコミュニケーションをとるにはいくつかのポイントがありそうです。 聞き下手な人の特徴 話をまとめたがる 『プロカウンセラーの聞く技術・話す技術』によると、相手の話を聞くのが下手な人は相手の話をすぐにまとめたがる傾向があるようです。特に男性が多 ...

ReadMore

-ライフスタイル, 仕事を楽しむコツ
-,