仕事の順番間違ってませんか?タスクを上手に片付けて時間を作り出す方法

あなたの仕事がたまる理由


仕事は自分がこなせる許容量の中で行うだけならストレスにはなりません。問題は自分の中の許容量を超えてしまったときです。今までは残業でカバーできていました。

でもこれからの時代は残業が発生すること自体が会社にとってマイナスになってきます。大手企業も残業をなくすために設備投資をして生産性を上げたり、お店の営業時間そのものを短くしています。それくらい国の監視が厳しくなってきてるんですね。

だからこそ、まずは個人レベルで働き方そのものを整理していく必要があります。
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タスクを整理する時間を作る

日々やらなければいけないタスクは放っておくとどんどん増えていきます。タスクが整理されていないとそのつど分類しながら作業をしなければならなくなるために効率が落ちます。

僕の場合はタスクを整理する時間そのものをスケジュールに組み込んでおくことにしています。たとえばどんなに忙しくても15分確保する。そこで自分が今どんなタスクを抱えていて、それぞれいつまでにやる必要があるのかということを整理します。

その時に、使わなくなった資料やファイルなどを一緒に処分しておくことで、物理的にも整理整頓することができます。

チェックリストを作る

タスクを整理するのに一番効果的なのはチェックリストを作ることです。チェックリストを作ると頭の中がきれいに整理されます。
タスクがごちゃごちゃになっていると必要以上に仕事が多くて大変に思えてしまうものです。

今日やること
一週間でやること
一ヶ月でやること

などグループ化するだけで安心できます。いわゆる「見える化」ができたからですね。

優先順位を決める

緊急かつ重要なタスク

一番先に手を付けなければいけないことは緊急かつ重要なタスクです。たとえば会社の利益、お金に関わることやクレームへの対応なんかもそうですね。

売上を上げて利益を残し、さらにコストを削減できれば会社により多くのお金が残ります。会社にお金のゆとりができれば設備投資を行って生産性を上げることができる。生産性が上がれば給料を上げることもできるので、社員も定着しやすくなります。だからこそ、お金に関わることは緊急かつ重要なんです。

緊急ではないけど重要なタスク

その次にやるべきことは緊急ではないけれども重要なことです。これは業務改善や労務改善といった会社組織に関することなどです。今すぐやらなければいけないわけではないんだけど、時代の流れとして必要だと思われること。

働き手が少なくなって、少子高齢化が進んでいけば、どうしても育児休暇とか介護も含めたところでの新しい働き方の提案もしていかなければいけなくなります。このあたりは大手だからとか中小だからなんていっていられなくなります。

まとまった時間を作る

アウトプットはまとめて行う

アウトプットはできるだけまとまった時間に行った方が効率がいいです。インプットしたことを頭の中で整理してアウトプットするという作業は経験上、一気に引き出してしまった方が効率が上がります。

コマ切れの時間にやろうとしても、全体のつながりが見えにくくなってなかなかまとまらないんですよね。

コマ切れ時間を上手に使う

ではコマ切れ時間は使えないのかといえば、そんなことはありません。たとえば確認作業です。メールのチェックや仕事上の確認の電話、タスクのチェックリストの確認など。

加えて僕は、アファメーションも行います。アファメーションというのはわかりやすく言えば自己暗示、自己動機づけのことで、具体的な目標と言ってもいいかもしれません。これは仕事だけでなくプライベートなものも含まれます。

アファメーションは繰り返す頻度が高いほど効果があるので、1日1回まとめてやるよりも、コマ切れ時間に何度も行った方が定着しやすくなります。

参考実践!アファメーションでなりたい自分になる方法

まとめ

タスクを整理する時間を確保して仕事を見える化し、緊急かつ重要なことを最優先させる。インプットしたことはまとまった時間を確保して一気にアウトプットする。コマ切れ時間は確認作業やアファメーションにあてる。

photo byjarmoluk / Pixabay

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