仕事はスピードも大事!優先順位を変えるだけで仕事がどんどん片付く

仕事が遅いと思わせない工夫

ビジネスマン

「たたき台」でフィードバックを得る

頼んだ仕事はできるだけ早くやってほしいと思うものです。
なので自分が仕事を頼まれた時も、スピードは重視しています。

常に早く完璧な仕事ができるのがベストですが、実際にはそうもいきません。

そこで、早い段階で「たたき台」を見てもらうことができれば、より具体的なフィードバックを得ることができます。
出来上がってから「イメージと違う」と言われてもやり直すのは大変です。

たたき台というのは

試案。検討のもととなるもの。「叩き台」「敲き台」とも書く。

参考記事 weblio辞書「たたき台

ラフではありますが、完成形がなんとなくイメージできるという状態です。

一気に完成まで向かわずに、ポイントポイントで「こんな感じでいいですか?」と聞いてみるわけです。

未完成ではあっても、上司やお客さんに見てもらうことで、こちらの姿勢も伝わりますし安心感ももってもらえます。

画像photo by jacme31

イレギュラーのタスクから先に終わらせる

「手が空いた時でいいのでお願いします。」

僕はこういう仕事ほど早く終わらせるようにしています。

そもそも「手が空いた時でいい」という内容の仕事はわりと単純な作業である場合が多い。
頼んだ方もそれほど急いではいない。
そのような場合は自分の仕事がある程度片付いてからやっても特に問題はありません。

そうなのですが、それでは「スピード感」を演出できません。

特にイレギュラーの仕事ほど迅速に対応することで「仕事が早い」という印象を持ってもらうことができます。

たとえば紙媒体の書類をパソコンでまとめてプリントアウトしておいてほしいと頼まれたとします。
ざっと目を通して、10分程度で終わると思うのであれば、先にやってしまいます。
それをすぐに持っていくと、「もうできたの?」と驚かれます。

今取り掛かっている仕事が終わってからでもその仕事にかかる時間は10分です。
それを先にやるか後にやるかという話です。

頼んだ方としては、別の仕事をしながらも出来上がるまでの時間だけ待っていることになります。
どうせやることに変わりがないのであれば、先にやってしまうに越したことはありません。

「打てば響く」ということわざもありますが、対応が早い、というのは誰にとってもうれしいものです。
メールの返信なんかもそうですが、とりあえず「受け取りました」という返事だけでも先にするようにしています。

ただ早ければいいのか?

ところで、なんのためのスピードかということです。
良い印象を持ってもらうということも大切ではあるのですが、それよりも大事だと思うことがあります。
それは

自分の価値を高めること

です。

「自分は仕事が早い」というイメージを自分自身が強く持てるようになることです。
つまり、自己評価を上げることになります。

質の高い仕事をすることが大前提ではありますが、同時に限られた時間のなかでどれだけのことができるかということも常に意識していかなければなりません。

普段から○○分あればこの仕事とあの仕事ができる、という組立が頭の中でできていると、この仕事をもっと短い時間で終わらせる方法は他にないかな?と考えるようになります。

スピードが全てではありませんが、仕事にスピードを求めることは日々自分が成長するためにも必要だと思います。

まとめ

常に全力疾走していたら誰でも疲れてしまいます。
休憩も必要ですし、仕事も内容によって緩急をつけることで脳をリフレッシュさせることができます。

肝心なことは「スピード感」です。
「仕事が早い」というイメージを持ってもらうこと。
仕事を上手にこなしている人はそのスピード感を演出するのがとてもうまいです。
もちろん実際の仕事の処理スピードもかなり速いです。

いつも忙しそうにしてはいるけれども、頼むと気持ち良く引き受けて、すぐにやってくれる。
そういう人には安心していろいろな仕事を任せたくなります。

そうやってまず仕事がどんどん自分にやってくる環境を作るわけです。
それらをどうやって限られた時間の中でこなしていくかを考えることは慣れてくるとけっこう楽しいものです。