会議の時間はもったいない?確実に問題を解決するための4つのルール

なんのための会議か?

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会議することが目的になってない?

本来、会議はそこに人が集まって話し合わなければ決まらないことがある、だからこそ開かれるものです。
問題を解決するために会議が開かれるわけです。

それがいつのまにか会議を行うこと自体が目的になってしまう。参加者も目的意識を持たずに時間になったらゾロゾロ集まってくる。決まった人しか発言せず、他の人は黙って聞いているだけ・・・これって会議の意味ありませんよね?

「今までこれでやってきたから」

そんな感覚で行われている会議はわりと多いのですが、これは本当に時間のムダです。

①テーマを絞る

会議はテーマを1つか2つに絞り、必ず問題を解決するための具体案を出すようにします。
テーマが絞り込まれているほど参加者もアイデアを出しやすいです。

決まったことは

  • いつまでに
  • 誰がやるか

まで落とし込みます。
ここまでやることで問題解決に向けて具体的なアクションがとれるわけです。

②意見が出やすい空気を作る

会議は短く

会議は短い方が意見が出ます。
長くなるほど参加者の集中力は落ちるし、なにより受け身の姿勢になってしまうんですね。

ところが実際には、会議がはじまってしまうと相手の話を聞くよりも、自分が話すことに夢中になってしまう人が少なくありません。

会議が長くなる原因のひとつに上司の話が長いということがあります。上司や経営者は「教えたい」と思うあまり、一度にいろんな話を盛り込もうとするんですね。そのため、参加者には何が言いたいのかさっぱりわからない^^;

問題があってそれを解決するための具体的な方法を考えるのが会議です。

ファシリテーターを決める

会議を行うことで何かが具体的に変わらなければ、そもそも会議を行う意味がなかった、ということになります。また、お互いの意見を尊重する場作りができていると結論も出やすくなります。

今まで発言しなかった人が発言できるようになればその場作りができたと言えます。会議でなかなか発言しない人がいますが、必ずしも言いたいことがないわけではありません。

否定されるのが怖い
上司が先になんでも話してしまうので話しづらい
空気が重い

そんなプレッシャーから口を開けない人もいる、ということです。そして意外にこのような人達が面白いアイデアを持っていたりします。

なので、改めて会議というものにルールを設けて進行役を決める必要があります。これによって時間は守られ、話がテーマからそれることを防ぐことができます。そのような役割を担う人間を「ファシリテーター」と呼びます。

③会議の回数を減らす

僕も就職して会議に参加するようになりましたが、ずっとムダが多いなと思っていました。
特別テーマも決まっていないうちに会議がはじまり、話が四方八方に飛んだ挙句に結論が出ないまま終わってしまう。気が付くと2時間ということもザラでした。

僕はそれが嫌でしたが、新人のころはその重圧からなかなか指摘することができませんでした。
それからほどなくポジションが上がったのを機に、いくつか提案したんです。

・毎週行っていた会議を月に2回に
・時間を1時間と決め、会議内容のレジュメも作成
・幹部用の会議と社員用の会議の2回に分ける

わざわざ口頭で報告しなくても、資料を配るだけで済んでしまうことってたくさんあるんですよ。
その分、社員一人一人の意見をくみ上げる時間に使った方が良いアイデアがたくさん出ますから。

会議で重要なことは現状どうであるかということよりもこれからどうするかです。

④書面で済むことはすべて書面にする

なので、僕は事前に必要となるであろう資料作りには時間をかけます。仮に10準備したうちの3しか使わなかったとしても、資料を作ることでデータが頭に残ります。

資料は大きく分けて、

・数字
・マップ
・図解

の3種類作ることが多いです。

数字は報告や提案用
マップは自分のレジュメとして
図解は視覚的に共有しやすくするため

です。

ただでさえ「自分の考えを共有する」ということは難しいので、このようにいくつかのツールを用意しておくと伝わりやすくなります。

ポイント資料を作る人間には一番情報が集まってくる

まとめ

問題意識のない会議はやるだけムダです。会議やミーティングは貴重な時間を使いますし、なにより人件費という大きなコストがかかります。ぜひ、意味のある会議にしましょう。

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