作業は全部洗い出せ!あなたが30分でできる仕事が1時間かかってしまう理由

仕事は段取り、組み立て

slow-work

根拠のある組み立てしてますか?

効率がすべてではありません。
でも効率を求めない人は本当に仕事が遅いです。

これは若い方でも年配の方でも同様にそう思います。
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社員でそういう方がいると、もう、最低の時給でやってほしい、と思うこともあります。
そのかわり、できる方に高い給料を払った方が仕事は速い。
そのスピードたるや最終的には倍どころではないでしょう。

僕も正直職場で人知れずイライラすることがあります。
なんでそんなに時間かけてるの?っていう。

本人はよく考えて最大限の力を出しているとは思います。
でも「一生懸命やる」ことと仕事の成果が上がるということは必ずしも比例しません。

仕事の進め方があまりにも雑だし根拠がなさすぎます。

たとえば営業の予算を組む場合、当然のことながら先月もこうだったから、とか、なんとかなるだろうとか、そういう理由で作るのは論外です。

前年はこういうことをやったからこういう結果になった。
でも今年は状況が違うから、先月はこうだけれども、競合も調査してこうしてみよう。

会社としてはこれくらいの営業利益を見越しているので、人件費から考えたらここまで利益を生む必要がある。

その上で部署ごとの責任者とすり合わせて決めていった方が短時間で精度の高い予算を作ることが可能です。

たたき台がはやくできるほどいろんな人の意見ももらえます。

これはあくまでも例ですが、そういうひとつひとつの組立によって、根拠を持たせる必要があります。
僕が言いたいのは

どうしてそういう数字になったのか

ということをきちんと説明できるかということです。

現場の責任者が「それは難しい」と言ってきた時にそれらに反論する材料を持ち合わせているかということです。

そういうことをなにも考えないでなんでも「作業」としていわばチカラワザで押し通そうとする。
この効率の悪さと言ったら、イライラしないわけにはいきませんよ、それは。

会社とか組織では残念ながらそういう方はたくさんいます。

根拠がない仕事の進め方では絶対に効率なんてあげられません。

仕事が終わらない原因

いつも必ず遅くまで仕事をしている人がいて、

「どうしてそんなに時間がかかるの?」

と聞いてみました。

「いや、うちは仕事が他よりも大変だから仕方がないんだ。」

とちょっと得意げに答えました。
いやいや、仕事はどんな部署も大変なんです。

ただ、ラクそうに見える部署はあります。
それは仕事内容がラクなのではなく、仕組みができているからです。

仕組みができていると仕事がスムーズに進むので傍から見るとラクにみえるんですね。

作業の洗い出しができていて、誰でもだいたい同じような結果を生み出せるようなマニュアルもできている。
それぞれの作業にどれくらいの時間が必要で、だいたいこれくらいの期間でマスターできるという目安もある。

そしてなにより、終わりの時間を決めてあるんです。

作業が終わった時間が終わりの時間ではありません。

終わりの時間を決めて、その時間で終わるような仕組みを作る。

どうすれば効率をあげることができるか?

そういうことを普段から考えているんですね。

これができないひとは、一生懸命動いて、自分は誰よりも頑張っている、と思っていたとしても評価されません。
なぜかというと、結果に反映されていないからです。

でも本人は「他と違って大変」でここまで頑張っているのに、と不満をもっている。
そんな悪循環にはまっているひとはけっこういます。

まずは洗い出しから

僕もそういう方にはいくつか提案をするのですが、たいていは

「そんなに簡単じゃない、なんだったらあなたがやってみればわかる」

という、いわば精神論になってきて、話がかみ合わなくなります。

僕がはじめて経理の業務についたとき、前任者のあまりの作業効率の悪さにため息が出ました。

え、これだけの仕事に一日かけてたの?

・・・愕然としました。

それからというもの一か月の業務を洗い出しながらそれぞれの作業で無駄なものはカット、まとめてできることは極力まとめて行いました。
それを1年間検証しながら行った結果、たぶん作業時間は1/3以下でおさまってます。

エラそうに書いていますが、これは別にすごいことじゃありません。
ただすべての作業を分解して並べて、組み合わせただけです。

これは定期的に行った方がいいですよ。
人間は慣れてくると頭を使わなくなります。
はじめはめんどくさいなと思っていた作業も、めんどくさい状態のままそれが当たり前の作業に変わっていきます。

だから自分で効率が悪くなっていることに気が付かないんです。
なので半年ごと、1年ごとでもいいので、作業の洗い出しは絶対しておいた方がいいです。

デスクワークではなくても同じです。
段取りひとつで作業効率に雲泥の差が生まれます。

いうまでもなく、作業効率が悪いということは人件費が必要以上にかかっているということです。
会社で一番高いコストは人件費です。

ちょっと冷たい言い方ですが、その部分の費用対効果が悪いとどんなに良い商品やサービスを扱っていても会社にお金が残りません。

お金が残らないと先に手をつけられるのがやはり人件費なんです。
だからこそ、それぞれが作業効率を最大限に上げていくという意識を持っている必要があります。

僕は次の1年でそれらを網羅したマニュアルを作り、他のひとにやってもらうつもりです。
仕組みを作ることができるということはいずれは自分ではなくてもできる仕事ということですから。

その後は情報発信の方に専念できます。

まとめ

仕事が大変なのではなく、仕事を効率的に行う仕組みがないだけです。
一度立ち止まって自分が一日どんなことをしているのか書き出してみるだけで見えてくることありますよ。

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